Quand un utilisateur contacte le support en affirmant qu'il n'a pas accès au GAR, c'est que :
- Soit il ne voit pas le connecteur GAR Admin ;
- Soit il dispose du connecteur mais n'arrive pas à affecter les ressources ;
- Soit il ne voit pas l'application Médiacentre.
Il faut alors qualifier de la manière suivante :
1. Vérifier que l'établissement a bien le droit d'avoir accès au GAR
Plan de conf /CP
Pour cela, il faut tout d'abord regarder sur le plan de configuration du projet concerné, qui est censé être à jour. Voir copie MAJ plan de conf ou notre article du centre d'aide interne pour accéder aux plans de conf. En cas de doute, mais en dernier recours, il faut contacter la CP ou le DP du projet pour s'en assurer.
Vérification en console
Il est également possible de le vérifier rapidement en regardant s'il existe bien un connecteur GAR Admin, une application Médiacentre et un groupe RESP-AFFECT-GAR sur la structure concernée. La présence seule du groupe RESP-AFFECT-GAR ne suffit pas car parfois des utilisateurs le créent manuellement, sans que soit validé à l'échelle du projet.
Notes :
1. Pour vérifier que le connecteur GAR Admin existe bien sur le Saas (où il est parfois invisible), il faut se rattacher en prod à l'établissement, se mettre adml et dans le groupe RESP-AFFECT-GAR, ou alors voir sur le compte du demandeur en preprod (mais cette 2ème option est moins fiable).
2. Le bouton “GAR” sur l’établissement en console permet de voir les différents projets GAR existants.
Comment demander ce droit ?
Si l'établissement n'a pas de droit d'accès au GAR, il faut lui dire que c'est à la collectivité d'en faire la demande auprès du ministère, et qu'après accord du ministère, nous pourrons le déployer sur son établissement.
Ajout d'UAI
Il est également possible qu'un référent numérique ou DAN nous contacte directement pour ajouter de nouveaux établissements (voir : 59345).
Il est possible d’activer le GAR sur ces établissement en allant en console d’administration puis sur “gérer mon établissement” > GAR. La documentation détaillée à ce sujet est ici : https://edifice-community.atlassian.net/wiki/spaces/ODE/pages/3899162680/G.A.R+Documentation+client
2. Si l'établissement a bien droit au GAR, plusieurs qualifications sont possibles :
A. L'utilisateur ne voit pas le connecteur GAR sur son compte ou bien il n'arrive pas à affecter les ressources
Dans les deux cas, il faut faire les vérifications suivantes :
- Vérifiez qu'il est bien rattaché à l'école possédant les ressources concernées et qu'il possède bien le statut adml.
- Vérifiez qu'il est bien dans le groupe RESP-AFFECT-GAR. S'il ne l'est pas, le rattacher et indiquer à l'utilisateur qu'il devra attendre 24h avant qu'il puisse avoir accès à l'administration GAR. Attention cependant, les export GAR se font du dimanche soir au jeudi soir donc ajuster les "24H" selon la date du retour fait à l'utilisateur. Si le groupe RESP-AFFECT-GAR n'existe pas dans les groupes manuels, il faut activer le GAR sur la structure (si on n'est bien certain que la structure a droit au GAR).
- Si l'utilisateur est multi-adml, il faut vérifier que l'adml soit rattaché à au moins une école présente dans l'export GAR. En effet, un adml d'une structure chapeau est bien adml de ses sous-structures, mais pour être dans l'export GAR, il doit être rattaché à au moins une école présente dans cet export. C'est d'ailleurs une règle générale : pour qu'un utilisateur soit dans le GAR, il doit au minimum être rattaché à une des structures présentes dans l'export GAR. En effet, on exporte les établissements (parce qu'ils ont un vrai UAI ou structure avec UAI fictive) et non les structures chapeau de type DSDEN ou IEN.
- Vérifier qu'il a bien une discipline et au moins une classe (si 2D). Cela pourrait avoir une incidence, surtout s’il s’agit d’une ressource prévue pour une discipline en particulier. Si ce n'est pas le cas, demander à ce que les administrateurs modifient les fichiers STSWEB afin qu'il ait une classe et une discipline. Puis d'attendre jusqu'à 72h le temps que la mise à jour se fasse sur l'ENT. En effet, dans les export GAR, on exporte également les groupes (a minima classe et structures) dans le GAR pour qu'il y ait une correspondance lors de l'affectation des ressources.
- Si toute les vérifications sont OK et qu'il n'apparaît toujours pas comme responsable d'affectation, la raison est autre. Il faut donc envoyer son ID au N3 pour demander s'il est bien dans les exports GAR et trouver ce qui ne fonctionne pas.
Une console d'affectation des ressources ressemble à ceci :
B. L'utilisateur ne voit pas l'application Médiacentre
- Vérifiez en console sur l'application Médiacentre (ou en prod en se rattachant à l'établissement) que son profil (enseignant, élèves, etc.) a bien accès au Médiacentre et si ce n'est pas le cas, réattribuer l'application.
- Si l'attribution est correcte, demander à l'utilisateur si c'est un cas isolé. Si l'utilisateur est le seul à ne pas avoir accès au Médiacentre dans son établissement, les raisons peuvent être multiples. Vous pouvez posez les questions suivantes :
- Se connecte-t-il bien avec le bon compte ?
- Le problème est-il identique sur un autre navigateur ?
- Le rencontre-t-il aussi sur un autre ordinateur ?
- Peut-il nous transmettre des captures d'écran de ses applications ?
-
Si pas de résolution N1/N2 suite aux vérifications ci-dessus, il faut envoyer au N3 pour vérifier si l'utilisateur est bien dans les exports.
D. L'utilisateur n'a pas accès au Gar depuis une UAI fictive/ une structure manuelle
Il faut envoyer au N3 mais il s'agit ici sûrement d'un problème d'export GAR selon la source (AAF1D,...) de la structure. Par exemple, sur le saas, dans le ticket SUPPORT-674, on se rend compte que l'export GAR ne fonctionne que pour les structures de sources AAF1D dans le 1D et pour toutes les sources pour le 2D.
E. L'utilisateur n'a pas de connexion automatique vers le GAR
Après avoir cliqué sur "Affectation GAR", l'utilisateur arrive sur une mire de connexion, telle que ceci :
Il est possible que le problème vienne de chez nous ou du GAR. Il faut qualifier ainsi :
1. Vérifier que l'utilisateur a bien accès au GAR et que les paramétrages sont corrects
2. Si tout est OK côté utilisateur, rattacher un de ses comptes à la structure, se mettre dans le groupe RESP-AFFECT-GAR et attendre le lendemain pour voir si la connexion est automatique.
Si elle ne l'est toujours pas, faire un ticket au N3 pour qu'il fasse un ticket GAR, c'est que le problème est côté GAR (a priori).
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